補教業 LINE OA 整合招生系統

客戶背景

需求挑戰

1. [01]

   招生長期仰賴紙本問卷與人工客服,訊息往返延遲、留資容易在中途流失

2. [02]

   跨群別、跨年級內容差異大,單一文案無法對應所有族群

3. [03]

   行銷活動或課程方案調整都須工程支援,反應速度跟不上市場節奏

4. [04]

   LINE 客服與 Bot 並用時,自動回覆常在小編對談中插話,客服體驗碎裂

5. [05]

   名單按群別分流給不同業務全靠人工抄寫,容易遺漏或寄錯組

6. [06]

   跨校區管理介面不一致,新進管理員學習曲線陡峭

7. [07]

   招生轉化追蹤靠 Excel 手動匯整,沒有即時 dashboard 看每日 leads

8. [08]

   資優榜單散落在不同檔案,招生時無法即時調用

解決方案

1. [01]

   LINE 招生 Bot

   5 格 Rich Menu 後台動態配置 — 每格的圖示、連結與行為(關鍵字 / URL 跳轉 / Bot 流程觸發 / tel: 通話)管理員自選。動態問答流引導留資(年級 → 群別 → 弱科 → 手機,regex ^09d{8}$ 驗證),選擇題式互動降低訪客打字成本。

2. [02]

   全動態後台 CMS

   課程、分類、屆別、文案、選單、自動回覆規則皆可在 PHP 後台直接設定,無需重新部署。即使要上線新群別、改 Bot 開場白、調整 Rich Menu 第 3 格 — 後台 5 分鐘搞定。

3. [03]

   名單分流通知

   系統按訪客選擇的「統測群別」自動推到對應的業務 LINE 群組。訊息範本含學生 LINE 暱稱、姓名、電話、年級、群別、弱科項目、來源時間;範本內容後台可改。

4. [04]

   真人接手機制

   每位用戶一個聊天室,小編一鍵切「對話中」即靜音 Bot,24 小時自動恢復。客服與 Bot 不再互相干擾,小編對談體驗一致。

5. [05]

   資優榜單模組

   歷屆學生成績以輪播圖呈現,招生時直接展示;後台維護,招生與行銷都能即時調用。

6. [06]

   權限分級

   Super Admin / Editor 兩階。Super Admin 擁有後台使用者管理 + 選單連結修改完整權,Editor 僅能管理名單與標籤選項。敏感操作有 audit_logs 紀錄。

成果

• [01]

  招生流程從紙本/人工抄寫升級為 LINE 端到端自動化,留資即時進入後台,業務可第一時間追蹤

• [02]

  行銷活動與課程方案調整從「需排工程支援」縮短至「後台自助上線、即時生效」

• [03]

  名單按群別自動分流到對應業務 LINE 群組,跨組調度不再混亂、不再遺漏

• [04]

  真人接手機制讓客服與機器人不再互相干擾,小編對談體驗一致、訪客不會收到誤觸的自動回覆

• [05]

  跨校區管理介面統一,新進管理員無需訓練即可上手

• 24小時

  後台 dashboard 即時顯示今日名單數、轉換率、各群別佔比、24 小時流量趨勢,招生主管不用每日匯整 Excel

• [07]

  audit_logs 提供敏感操作完整紀錄,合規與內控同時滿足

使用情境

• 管理者

  電機群詢問度上升,當下擴張產品線

  管理者發現「電機群」最近兩週的留資量明顯增加。打開後台「群別管理」新增「電機群」標籤、在「科目管理」加入對應的「基本電學」「工業電子學」「電工機械」三項弱科;接著在「通知設定」綁上「電機組業務群組 ID」,最後到「Rich Menu 管理」把第三格從「最新考情」改成「電機群最新考情」並貼上新網址。LINE 端零部署,5 分鐘完成業務擴張。

• 訪客

  從點擊到留資完成,不到兩分鐘

  訪客在 IG 廣告看到課程,點 LINE 連結加好友 → 看到 5 格 Rich Menu → 點「免費試聽」→ Bot 問年級(顯示動態標籤選擇題)→ 問群別 → 依群別動態載入弱科選項 → 最後問手機(regex 驗證)→ 完成留資。系統依群別自動推到對應業務 LINE 群組,業務在訪客還沒離開頁面前就收到通知。

資料模型